Software de gestión de Viagens e despesas

Não estamos sempre no escritório. Esta é a melhor forma de contabilizar, administrar, comunicar e gerir as despesas da empresa.

Solicite uma demonstração

Um programa de gestão de viagens e despesas da empresa.

Efetue a gestão de todo o processo de viagens, desde o pedido inicial até à aprovação ou recusa das despesas associadas.

Reduza a carga administrativa do processo ao controlar o seguimento de todos os pedidos.

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Benefícios do nosso software de gestão de viagens e despesas.

Melhore a gestão do processo, defina os tipos de despesa, automatize e controle todo o processo.

Melhore a gestão do processo e defina diferentes tipos de despesa.

Defina as diferentes tipologias de descrições de despesas de viagem e os seus montantes.
Defina que montantes estão sujeitos e isentos de impostos e integre o seu pagamento no recibo de vencimento.

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Tudo parametrizado e detalhado

Parametrize políticas de limite de despesas de acordo com os diferentes grupos de pessoas.
Estabeleça diferentes descrições e tipos de viagem, com a definição das características para cada tipo.

Automatiza solicitudes y pagos.

Efetue uma gestão flexível do processo de pedido e aprovação de viagens, assim como do pagamento dos mesmos.
Estabeleça workflows de autorização de acordo com o tipo de viagem ou despesa a realizar.
Defina diferentes estruturas de aprovação de acordo com o tipo de viagem.

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Controle todo o processo de viagens e despesas.

Faça um acompanhamento completo dos processos de pedido e pagamento de viagens e notas de despesas: desde o pedido de viagem por parte do funcionário, até à aprovação das despesas por parte do responsável.
Visualize os indicadores de acordo com os diversos critérios de filtragem.

O seu melhor aliado para a gestão de viagens e despesas.

Conheça as múltiplas funcionalidades do nosso programa de gestão de viagens e despesas.

Administre os tipos de viagem.

Administre diferentes tipos de viagens (locais, internacionais…) e defina os tipos de despesas associadas (hotel, transporte…), com a especificação dos parâmetros (custo por quilómetro, ajudas de custo…).

Limites quantitativos e qualitativos.

Estabeleça limites quantitativos (ex. despesa máxima possível por noite) ou qualitativos (ex. classe do bilhete) para cada despesa, tendo em consideração os tipos de viagem para cada grupo de funcionários. Estabeleça uma hierarquia de aprovadores para cada tipo de viagem.

Pedidos de viagens.

Cada utilizador pode solicitar facilmente uma nova viagem através da Web (ao identificar o tipo de viagem, número de dias solicitados e o percurso).

Aprovação de pedidos de viagens.

Quando o funcionário realiza o pedido, é enviada uma notificação ao seu manager para que o aprove ou rejeite. O funcionário recebe a política de despesas associada à viagem. No caso de aprovação, o processo de pedido de viagem fica concluído e é iniciado o processo de aprovação de despesas. Se o responsável rejeitar, o funcionário recebe uma notificação sobre as razões.

Envio de despesas.

Uma vez que termine a viagem, o funcionário introduz as despesas por descrição, anexa os recibos e envia-os para que sejam aprovados. Pode introduzir as despesas em diferentes tipos de moeda, com a indicação da taxa de câmbio aplicada e de como foi paga cada despesa (dinheiro, cartão da empresa ou pessoal). Possibilidade de realizar a captura do ticket de despesa através da aplicação Endalia Mobile.

Aprovação de despesas.

A pessoa estabelecida como aprovador da viagem pode rejeitar (o funcionário deverá rever as despesas) ou aprovar as despesas, em cujo caso o funcionário é notificado, o processo de aprovação de despesas fica concluído e a informação passa para o departamento de pagamentos.

Acompanhamento e monitorização .

O gestor pode ver toda a informação de viagens numa janela de monitorização do ambiente de gestão, onde controla o estado dos pedidos e pode estabelecer diferentes filtros (pedidos, datas, custos…).

Extração de relatórios.

Extração de dados para Excel e criação de vários relatórios em diferentes formatos (PDF, HTML, Word). Criação de diversas estatísticas de despesas.

Ligações com outros produtos.

Com o módulo de Organização e pessoas, a responsabilidade da aprovação pode ser associada à estrutura organizativa. Possibilidade de estabelecer a aprovação de despesas para uma estrutura matricial de gestão por projetos.

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