¿Qué es la gestión del tiempo y cómo aplicarla en tu organización?

¿Te imaginas una vida sin reloj? Sin poder saber a golpe de vista en qué hora vives, cuanto tiempo te queda para salir de casa o si vas a llegar tarde a tu cita… No, ¿verdad?

En 8 horas pueden pasar muchas cosas, y una buena gestión del tiempo ayudará al departamento de Recursos Humanos a tenerlo todo bajo control, y mejorará el día a día de todas las personas de la organización.

Pocas cosas son más valiosas que el tiempo. Solo hay 24 horas en un día, y es necesario saber gestionarlas si queremos ser eficientes y productivos en nuestra vida laboral, y disfrutar la personal, algo que aumentará nuestra calidad de vida.

¿Qué es la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo se refiere a la forma en que las organizaciones registran las horas de trabajo de los empleados y su asistencia, y el modo en que se aseguran de que esos empleados sean compensados con precisión por su tiempo.

Se trata de un término amplio que suele englobar el control del tiempo, así como otros elementos tales como la asistencia, las horas extras, vacaciones, turnos, tiempo invertido en tareas o la programación entre otros.

Gestionar el tiempo es planificar y ejecutar un control de la cantidad de tiempo que se dedica a determinadas actividades, con el objetivo de ganar eficiencia y productividad.

¿Cómo gestionar el tiempo en el trabajo?

Una vez entendido qué es la gestión del tiempo, aquí te dejamos algunos consejos sobre cómo llevarla a cabo en el trabajo.

Planifica y establece mejor los turnos

La planificación es uno de los aspectos principales de la gestión del tiempo.

Al diseñar un plan sobre cómo abordar la gestión del tiempo, los directivos identifican primero las principales causas de los problemas de productividad en su equipo; además de poseer una idea clara de las causas que llevan a los empleados a utilizar su tiempo de forma ineficiente.

Toda esta información es de gran utilidad, a la hora de planificar los turnos. Se podrá apreciar en qué momento del día los empleados rinden más y viceversa, por lo que se podrán realizar ad hoc los distintos turnos de trabajo, de una forma exitosa.

Define prioridades

¿Quieres evitar la procrastinación? Gestionar nuestro tiempo adecuadamente significa establecer prioridades y no dar lugar a la postergación de tareas.

¿Qué es lo más importante que debes hacer hoy? Crea una lista, utiliza un planificador, o herramientas que te sirvan de ayuda. De esta forma, conseguirás aumentar la productividad y aprovechar bien tu tiempo.

Reduce la cantidad de reuniones o tiempo dedicado a las mismas

¿Cuánto tiempo de nuestra jornada laboral dedicamos a reuniones ineficaces? En muchas ocasiones, más del que deberíamos. En nuestro día a día, llevar a cabo una gestión eficaz de las reuniones es uno de los elementos clave para progresar adecuadamente en nuestras tareas y objetivos.

Es importante optimizar el tiempo de trabajo en equipo para tomar decisiones y asegurar un avance productivo de nuestro trabajo. Algunas consideraciones a tener en cuenta son:

• Ves al grano. Si queremos tener una reunión ágil, preparar la reunión con antelación es imprescindible. El análisis debemos tenerlo hecho antes.
• Muestra resultados. Reporta los resultados en números y cantidades, de una manera breve, concisa y estricta. Después, pasamos a los comentarios.

Dota tus empleados de la digitalización y herramientas necesarias

La digitalización ha llegado para ayudarnos. Un software de gestión del tiempo ayudará a todas las personas de tu organización: tanto a managers y responsables a tenerlo todo bajo control, como a cada trabajador a mejora su día a día y ahorrar tiempo.

A continuación, vemos alguno de los beneficios que herramientas digitales, como un software, tiene para las organizaciones.

Beneficios de un software de gestión del tiempo en el trabajo

Beneficios para los empleados

• Ser más productivos y eficientes: Una buena gestión del tiempo, acompañada de la digitalización, permitirá a los trabajadores lograr más en menos tiempo. Administrar nuestro propio tiempo, nos permite realizar las tareas con mayor rapidez que aprovechar mejor la jornada laboral.
• Mejorar la capacidad de tomar decisiones: Cuando tenemos que tomar decisiones presionados por el tiempo, es más probable que se tomen conclusiones precipitadas. La gestión efectiva del tiempo nos aportará calma y una mejor capacidad de decisión.
• Mayor autonomía. Al registrar las horas de trabajo, las empresas tienen la posibilidad de ofrecer a sus empleados más franjas horarias o incluso una flexibilidad total de ingresar y retirarse del edificio cuantas veces quieran, siempre y cuando se cumpla la cantidad de horas asignadas.
• Control de la productividad. Al tener acceso a un registro de sus horas trabajadas, los empleados pueden identificar sus fortalezas y debilidades, y organizar su agenda para dedicar más tiempo a actividades más complejas o importantes.
• Compatibilidad con el trabajo remoto. Cada vez más empleados implementan el teletrabajo o trabajo híbrido en su jornada laboral. Un sistema de registro digital es compatible con estos modelos.
• Más igualdad entre compañeros de trabajo. Un sistema de fichaje evita problemas y desigualdades entre los compañeros. En muchas ocasiones, existen casos de empleados que permanecen en su lugar de trabajo menos tiempo del que deberían Esto genera sentimientos incómodos en el resto de los compañeros. Con un sistema digital del registro de la jornada nos aseguramos que todos los compañeros cumplen el horario.
• Compensación de horas extras. La digitalización del registro laboral a través de un software de control horario nos permitirá conocer las horas extras que hemos acumulado y decidir si se sustituyen por horas de trabajo o remuneración y hacer este proceso de forma automática.
• Mejora el clima laboral. Un registro de jornada digital puede aportar flexibilidad a los empleados si los responsables así lo desean. Si son los empleados quienes definen qué horario realizar en la oficina (cumpliendo, por supuesto, la cantidad de horas por contrato), se generará un buen clima laboral.

Beneficios para la empresa

• Mejor gestión de Recursos Humanos. Un registro de la jornada laboral permite al departamento de Recursos Humanos conocer, en tiempo real, qué empleados se encuentran en cada área de la empresa.
• Permite establecer un control. Si implantamos la digitalización en la gestión del tiempo, los directivos o responsables de la compañía pueden acceder a información sobre la cantidad de horas trabajadas de los empleados y sus registros horarios.
• Moderniza la empresa. Digitalizar la gestión del tiempo significa modernizar la empresa. Pero también significa facilidad, rapidez, precisión y seguridad, a través de distintos dispositivos como aplicación móvil, ordenador, dispositivos con huella digital o reconocimiento facial. Esta modernización se verá reflejada en un impacto positivo a nivel de productividad y organización
• Simplifica la gestión de nóminas y horas extras. La digitalización del registro de jornada hará la paga de salarios mucho más sencilla, pues podremos conocer al detalle y de forma automatizada cuántas horas ha trabajado cada empleado.

Consecuencias de una mala gestión del tiempo

Así como hemos destacado muchos de los beneficios que una adecuada gestión del tiempo puede traer a nuestro día a día en el trabajo, también debemos conocer que una mala gestión del tiempo nos conduce exactamente a lo contrario.

• Baja productividad.
• Proyectos inacabados.
• Retrasos e incumplimiento de los plazos.
• Aumento de estrés laboral.
• Reuniones largas e ineficaces.
• Conflictos con otros miembros del equipo.
• Aumento de las horas extraordinarias.

Digitaliza la gestión del tiempo: un software que te va a ayudar

Un software de gestión del tiempo como Endalia HR, no ofrece las múltiples funcionalidades como…

• Definición de calendarios laborales
• Planificación y aprobación de turnos
• Visualización de los turnos.
• Control de horas trabajadas.
• Validación y pago de horas extras.
• Ajusta la planificación y realidad de horas extras.
• Generación de informes.
• Haz seguimiento de todo ello.
• Y mucho más.

Desde el móvil, la web o un dispositivo físico… Dota a tus empleados del registro de jornada que más se adapte a vuestra organización.