En el mercado laboral actual, cada vez son más las empresas que externalizan sus servicios claves para optimizar sus recursos, mejorar la eficiencia y centrarse en su actividad principal. Entre estos servicios, el outsourcing de nómina ha ganado una popularidad significativa. Pero, ¿qué es exactamente este servicio de nómina? ¿Qué ventajas ofrece?
En este artículo, respondemos a estas preguntas y exploramos por qué el outsourcing de nómina es una estrategia cada vez más adoptada por empresas de todos los tamaños y sectores, y cómo seleccionar el mejor proveedor para tu negocio.
Servicio de Nómina: Ventajas del Outsourcing de Nómina
¿Qué es el outsourcing o la externalización de nómina?
El outsourcing de nómina o externalización de nómina es el proceso mediante el cual, una empresa delega la gestión de sus nóminas a un proveedor especializado en la administración de salarios, impuestos, seguridad social y demás aspectos relacionados con la remuneración de los empleados.
Esta subcontratación permite a las empresas liberar recursos internos y asegurar que su personal se mantenga remunerado de manera correcta y oportuna.
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Ventajas y beneficios de digitalizar la gestión de nóminas
La digitalización ha transformado prácticamente todos los aspectos de la gestión empresarial, y la gestión de nóminas no es la excepción. A continuación, destacamos algunas de las principales ventajas de la digitalización en el contexto del outsourcing de nómina.
1. Automatización y reducción de errores
Uno de los principales beneficios de la digitalización es la automatización de procesos. En el caso de la nómina, esto significa que el cálculo de salarios, impuestos y contribuciones se realiza de manera automática, lo que reduce significativamente el riesgo de errores humanos. Esto es particularmente importante en empresas con un gran número de empleados, donde incluso pequeños errores pueden tener grandes repercusiones.
2. Acceso a datos de Recursos Humanos en tiempo real
Las plataformas de nómina digitalizadas permiten a las empresas acceder a datos en tiempo real, lo que facilita la toma de decisiones informadas. Por ejemplo, los responsables de Recursos Humanos pueden obtener informes detallados sobre el coste laboral total, el coste por empleado y las horas trabajadas, entre otros aspectos. Este nivel de visibilidad es crucial para gestionar de manera eficiente el capital humano y garantizar que se cumplan las políticas salariales.
3. Legislación laboral automática
Las normativas laborales y fiscales están en constante cambio, y mantenerse al día con ellas puede ser una tarea compleja y costosa para las empresas. Sin embargo, los proveedores de nómina suelen contar con sistemas automatizados que se actualizan automáticamente según los cambios normativos, lo que garantiza que la empresa cumpla siempre con las leyes vigentes y evite multas o sanciones.
4. Seguridad de los datos para la gestión de nómina
La seguridad de la información es una preocupación crítica cuando se trata de nóminas, ya que se manejan datos confidenciales como salarios, contribuciones fiscales y detalles bancarios de los empleados. Las empresas especializadas en RRHH suelen contar con sistemas de seguridad avanzados, como la encriptación de datos y el acceso controlado, lo que garantiza que la información esté protegida contra accesos no autorizados.
5. Escalabilidad de los procesos de nómina
La digitalización facilita que las empresas escalen sus operaciones sin complicaciones adicionales. Un proveedor de nómina que hace uso de la digitalización en la gestión, manejar este crecimiento sin tener que invertir en infraestructura interna o recursos adicionales.
6. Ahorro de tiempo y costes
Al automatizar los procesos y reducir la necesidad de intervención manual, la digitalización permite a las empresas ahorrar tiempo y reducir costes. Los equipos internos de Recursos Humanos pueden centrarse en tareas más estratégicas, mientras que los procesos repetitivos y administrativos son gestionados por el proveedor de nómina.
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Outsourcing de nómina: diferencias entre un proveedor especializado y una gestoría tradicional
A simple vista, tanto una empresa especializada en Recursos Humanos y Nómina, como Endalia, como una gestoría de nóminas, tienen el mismo objetivo: garantizar que los empleados reciban su paga correctamente y que la empresa cumpla con todas las obligaciones legales. Sin embargo, hay diferencias fundamentales entre ambos modelos, que vale la pena destacar:
1. Enfoque en la operativa vs. servicio consultivo
- Empresa especializada: Se centra en la gestión integral de la nómina. La empresa externa no solo ofrece consultoría, sino que asume la totalidad del proceso operativo, desde el cálculo de los salarios hasta la emisión de recibos y el cumplimiento de las normativas fiscales y laborales. El outsourcing es un servicio end-to-end, lo que significa que el proveedor asume la responsabilidad completa de la operación.
- Gestoría tradicional: Por su parte, una gestoría suele ofrecer un servicio más consultivo. Puede ayudar con el cálculo de nóminas, pero en muchos casos la empresa cliente debe seguir manteniendo un equipo interno que coordine aspectos operativos como la recopilación de datos salariales, las horas trabajadas, etc. La gestoría asesora y gestiona ciertos trámites, pero no siempre es tan integral como el outsourcing.
2. Escalabilidad y flexibilidad de los proveedores de Recursos Humanos
- Empresa especializada: Este modelo es altamente escalable. Ya sea que una empresa tenga 10 o 10.000 empleados, el proveedor de outsourcing de nómina tiene la capacidad de ajustarse a las necesidades de la empresa sin que esta tenga que invertir en más personal o infraestructura. Además, suelen contar con herramientas tecnológicas avanzadas que facilitan la gestión de nóminas en diferentes jurisdicciones.
- Gestoría tradicional: Aunque las gestorías también pueden atender a empresas de diferentes tamaños, su capacidad de escalabilidad está más limitada en comparación con el outsourcing. Las gestorías suelen trabajar con sistemas más manuales y dependientes de Recursos Humanos, lo que puede dificultar el manejo de nóminas complejas o a gran escala.
3. Automatización y digitalización de las soluciones de nómina
- Empresa especializada: Estas empresas están a la vanguardia de la digitalización, utilizando software de nómina avanzado y plataformas en la nube que permiten una automatización completa del proceso. Esto no solo mejora la precisión y reduce errores, sino que también permite a las empresas acceder a datos en tiempo real y tomar decisiones informadas.
- Gestoría tradicional: Aunque algunas gestorías han empezado a digitalizarse, muchas siguen trabajando con sistemas más antiguos y con procesos manuales. Esto puede dar como resultado una menor eficiencia, mayor riesgo de errores y un tiempo de respuesta más lento.
4. Cumplimiento normativo y seguridad
- Empresa especializada: Uno de los principales beneficios de estos proveedores es que son expertos en RRHH y conocen perfectamente las normativas laborales y fiscales de múltiples jurisdicciones (además, por economías de escala como hemos visto en el punto dos, ven muchas más casuísticas a diario y es más probable que puedan resolver de una manera más ágil y profesional la tuya concreta) y dado que utilizan tecnología de última generación, suelen tener sistemas robustos de seguridad que protegen la información confidencial de la empresa y de los empleados.
- Gestoría tradicional: Aunque las gestorías también se aseguran de cumplir con las normativas, el nivel de especialización puede ser menor, especialmente cuando se trata de empresas con operaciones en múltiples países o en sectores altamente regulados.
5. Costes
- Empresa especializada: Si crees que estas empresas son mucho más costosas, estás equivocado. Sin mencionar que a largo plazo suele resultar más rentable debido a la reducción de errores, el ahorro en tiempo de gestión y la optimización de recursos. Las empresas también evitan multas y sanciones por incumplimiento normativo, lo que puede generar ahorros adicionales.
- Gestoría tradicional: En principio, las gestorías pueden ser más económicas para empresas muy pequeñas y con nóminas sencillas. Sin embargo, a medida que una empresa crece o requiere mayor especialización, los costos asociados a la gestión interna pueden aumentar, especialmente si se requiere personal adicional o sistemas tecnológicos más avanzados.
¿Cómo elegir el mejor proveedor de outsourcing de nómina?
Una vez estamos convencidos de externalizar la gestión de nómina, es importante elegir un buen proveedor que se adapte a nuestras necesidades. Para ello, debemos de tener en cuenta los siguientes aspectos:
1. Tamaño de nuestra organización
Lo primero de todo es saber si una empresa especializada en Recursos Humanos es lo que nuestra compañía necesita. Para empresas pequeñas, de hasta 20 empleados, la mejor solución va a ser acceder a una gestoría tradicional, ya que, la gestión de la nómina va a ser sencilla y no va a generarnos muchos problemas y, probablemente, va a ser más económica.
Sin embargo, una vez alcanzamos los 20 empleados, la administración de personal (incluida la nómina), va a ser más complicada y va a requerir más atención. Además, por economía de escala, es más probable que en estos casos sea más económica esta opción.
2. Que el proveedor cuente con un HCM o un software específico de RRHH entre sus productos
Como hemos dicho, a partir de 20 empleados la administración de personal va a ser cada vez más complicada, y, probablemente en el futuro, necesitemos ampliar nuestros servicios de RRHH para su correcta administración.
Por ejemplo, gestionar el registro de jornada, la planificación de vacaciones, la planificación de objetivos, mejorar los canales de comunicación interna o un largo etcétera, serán prioritarios para el departamento de RRHH antes o después. Y que nuestra propia empresa gestione directamente, sin terceros externos, nuestra nómina, nos va a permitir incorporar y utilizar los datos personales de los trabajadores incorporados en la nómina al resto de procesos fácilmente.
Desde Endalia gestionamos tanto la externalización de la nómina como todos tus procesos de RRHH a través de nuestro software de RRHH, sin terceros, para garantizar el cumplimiento de la protección y confidencialidad de datos y no duplicar la gestión de datos, haciendo una aplicación más eficiente y con mayor funcionalidad. ¡Descúbrenos!
3. Necesidad del departamento de Recursos Humanos
La gran mayoría de veces, es el propio personal de la empresa quien se hace eco de una necesidad latente en la empresa. En ocasiones, el departamento de nómina y administración se ve superado por la carga de trabajo de la propia gestión de nóminas, y es cuando de verdad funciona un outsourcing de nómina.
Además, contratar un outsourcing de nómina suele ser más rentable para la empresa que tener parte del equipo de Recursos Humanos trabajando en ello, así que si tu propio equipo levanta la mano en este aspecto. ¡No lo dudes!
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Digital Marketing Specialist. Apasionado de la tecnología y el marketing digital. Forma parte del equipo de Marketing y Comunicación de Endalia.
