Cómo elegir un software de vacaciones y ausencias: factores a tener en cuenta

Gestionar las vacaciones anuales de cada empleado o realizar un buen seguimiento de las ausencias puede resultar totalmente abrumador si no se cuenta con las herramientas adecuadas. Las nuevas tecnologías nos ayudan a evolucionar hacia modelos mucho más funcionales, eficaces y eficientes que una hoja de cálculo tradicional. Los softwares de gestión de vacaciones y ausencias son programas diseñados específicamente para optimizar, agilizar y simplificar estas tareas de gestión de los Recursos Humanos. Veamos con más detalle las características que ofrecen este tipo de herramientas y cómo elegir la que mejor se adapte a tus necesidades.

Un software de gestión de vacaciones y ausencias es una herramienta que facilita y automatiza los procedimientos de planificación de vacaciones y ausencias de tus empleados. Gracias a este programa, podrás desplegar fácilmente tu política de vacaciones y ausencias. Organizarás las vacaciones y los días festivos de una forma sencilla a través de un calendario compartido entre equipos, reduciendo así la carga administrativa. También podrás visualizar los días de fiesta de tu personal, así como mantener una comunicación más fluida.

¿Por qué utilizar un software de gestión de vacaciones?

Este programa simplifica la gestión administrativa de las vacaciones y ausencias que, generalmente, lleva mucho tiempo. Algunas de las principales ventajas de incorporar un software de vacaciones a tu organización son las siguientes:

• Simplificar la gestión administrativa de las vacaciones y ausencias.
• Agilizar el proceso de solicitud de vacaciones, evitando errores relacionados con la tramitación de las solicitudes.
• Incrementar la comunicación entre managers y empleados.
• Llevar a cabo un seguimiento de las vacaciones solicitadas, propiciando una mejora en la planificación.
• Segmentar las vacaciones por empleados y/o equipos de trabajo.
• Integrar las vacaciones en los demás procesos de la organización.

Ahorro de tiempo y automatización de tareas

La gestión de vacaciones y ausencias laborales puede ser una tarea tediosa e interminable. Utilizar la tecnología para resolver estas cuestiones te permitirá optimizar los recursos y obtener mejores resultados. Se ha demostrado que un software específico puede ahorrar hasta un 40% del tiempo dedicado a tareas puramente administrativas.

«Un software específico puede ahorrar hasta un 40% del tiempo dedicado a tareas puramente administrativas»

Por otro lado, la automatización de tareas permite desarrollar un proceso de trabajo mucho más fluido, de forma que el calendario de vacaciones de cada empleado esté siempre actualizado y puedas comprobar su disponibilidad de un solo vistazo. Además, es especialmente útil para los encargados que se enfrentan a la gestión de las vacaciones anuales, sobre todo, cuando se acerca el verano.

Gracias a este tipo de software, los managers o responsables de departamentos son los encargados directos de aceptar las solicitudes de vacaciones; de modo que ellos mismos podrán aprobarlas o rechazarlas con tan solo un clic. Una gran ventaja, ya que un software de vacaciones y ausencias también permite visualizar el calendario unificado de todos los empleados, lo que les ayuda a conocer que todas las áreas están cubiertas.

Un sistema beneficioso también para el propio trabajador. Ellos podrán tener conocimiento de los días de vacaciones disfrutados, así como de los que se encuentran todavía pendientes. Tanto los suyos, como los del resto de compañeros; lo que propiciará un clima laboral mucho más beneficioso que en un sistema tradicional.

De hecho, en un sistema ordinario de gestión vacacional se aprecian muchísimos más pasos que en los softwares de vacaciones y ausencias: desde los empleados que escriben un correo electrónico al director o responsable solicitando sus días libres, hasta el propio manager que revisa y planifica las vacaciones en una hoja de Excel, elaborada manualmente. Por el contrario, en un programa se optimizan todas estas tareas, de una forma satisfactoria, además.

¿Qué tiene que tener un buen software de gestión de vacaciones y ausencias?

La elección de una herramienta de gestión de vacaciones y ausencias no es una decisión que deba tomarse a la ligera. A la hora de elegir un programa para nuestra empresa que cumpla con las expectativas debemos tener en cuenta varios factores. A continuación, te indicamos algunas de las características y funcionalidades que debe cumplir un buen software de vacaciones y ausencias:

Accesibilidad de los empleados y buena UX

Las herramientas tienen que permitir que cada miembro del equipo pueda acceder al calendario y consultar los datos de las vacaciones del resto, para poder planificar las propias y solicitarlas. Del mismo modo, es de gran utilidad en caso de ausencia por causa de fuerza mayor, poder adjuntar el justificante directamente al programa.

App de vacaciones

Otra de las ventajas que hay que tener en cuenta es que el departamento de Recursos Humanos pueda acceder a la plataforma desde cualquier dispositivo, y en todo momento para poder gestionar el equipo desde cualquier lugar.

De esta forma, un software de vacaciones y ausencias estará completo, si dispone de una app tanto para escritorio, como en versión de teléfono móvil.

Calendario interactivo en un mismo lugar

Podrás comprobar la disponibilidad de todos los miembros de tu equipo desde un solo lugar para poder planificar en consecuencia. Igualmente, un buen software debe contar con las herramientas necesarias que faciliten el seguimiento de los procesos de solicitud de las vacaciones y ausencias para que puedas gestionarlas de forma eficiente.

Extracción y descarga de informes en múltiples formatos

A la hora de elegir tu programa ten en cuenta que puedas consultar, extraer y descargar los informes de los datos de las vacaciones y ausencias. Tener disponible esta información te permitirá analizar índices de absentismo de empleados que, por ejemplo, te ayudarán a tomar las mejores decisiones empresariales basadas en datos reales.

Software personalizado

Un buen software te ofrece la posibilidad de definir una tipología personalizada de las ausencias, conforme a la política de tu empresa, para obtener su desglose y que puedas visualizar fácilmente la duración, frecuencia y motivos de las mismas. Gracias a esto podrás desplegar políticas de vacaciones personalizadas, asignar las vacaciones anuales y los tipos de ausencia en un calendario interactivo; fomentando una gran experiencia de usuario.