Cómo gestionar las vacaciones de Navidad en tu organización

Navidad, una fecha imprescindible para el bienestar de los empleados en la que debemos de cuidar la eficiencia de las organizaciones. Satisfacer las necesidades de los empleados permitiéndoles librar en los días que soliciten, pero sin dejar de ofrecer un servicio adecuado, puede convertirse en todo un reto para cualquier compañía.

Aquí es donde entra en juego la buena gestión de las vacaciones y su correcta planificación. Un software de gestión de vacaciones y ausencias como el de Endalia nos ayuda a reducir errores en la organización de vacaciones, simplificar tareas y mantener la eficiencia de la empresa.

¿Por qué es necesaria una buena gestión de vacaciones en Navidad?

En España, los festivos de la Constitución y la Inmaculada y las semanas de Navidad, convierten diciembre en un mes con gran cantidad de vacaciones a gestionar en cualquier organización. Por lo tanto, puede resultar un mes complicado para el departamento de Recursos Humanos.

La Navidad es una fecha en la que las familias se reúnen para disfrutar de tiempo juntos, descansar y desconectar del trabajo. Aspectos altamente necesarios para que los trabajadores recarguemos pilas, disfrutemos con los nuestros y podamos volver con más energía para el nuevo año.

Precisamente por esto, para asegurar el bienestar de los empleados, resulta fundamental que las compañías gestionen bien las vacaciones de sus empleados en Navidad y aseguren la conciliación de vida personal y laboral.

Pero no siempre es tan sencillo como parece. En función del tamaño de la organización, cuadrar las vacaciones puede convertirse en un auténtico puzle difícil de resolver. A continuación, te damos consejos y recomendaciones para realizar una buena gestión de las vacaciones de los empleados.

Cuatro recomendaciones clave para gestionar las vacaciones

1. Establece un orden de prioridad

Pongámonos en situación: varios empleados con la misma función, cuyas vacaciones no pueden coincidir, solicitan los mismos días libres. ¿Cómo elegir de forma justa a quién aprobárselos?

Existen varios criterios para establecer un orden de prioridad para que Recursos Humanos y la organización puedan tomar una decisión en una situación de conflicto como esta. El orden de prioridad se puede basar en lo siguiente:

• Empleados con hijos: debido a la conciliación familiar, muchas organizaciones dan prioridad a la hora de pedir sus días libres a los trabajadores con hijos en edad escolar. De este modo, podrán cuadrar sus vacaciones con las vacaciones escolares.
• Antigüedad: según este criterio, aquellos trabajadores que más tiempo lleven trabajando en la organización, serán los primeros en escoger vacaciones. Puede entenderse como una forma de compensar el compromiso y la fidelidad del empleado.
• Un sistema rotativo: quizá el sistema más justo es el rotativo, a través del cual todos los empleados tendrán oportunidad de elegir los primeros de forma rotativa.

Sea cual sea el criterio elegido por la compañía, es imprescindible que se traslade de manera correcta a todas las personas de la organización para evitar así conflictos y malentendidos, y permitir que los trabajadores se adapten y organicen.

2. Ten en cuenta los convenios y contratos

Los convenios y contratos de los trabajadores deben contemplar toda especificación relativa a las vacaciones, como los días de vacaciones a los que el empleado tiene derecho, si existen periodos de tiempo en los que el personal no puede solicitar vacaciones por altos volúmenes de trabajo, etc.

El empleado debe conocer toda esta información y el responsable de Recursos Humanos también.

3. Haz un calendario de vacaciones de empleados

Nada más importante que tenerlo todo organizado y calendarizado.

Un calendario que contemple las vacaciones de todas las personas del equipo puede ser realmente útil para Recursos Humanos y responsables… consultar a golpe de vista qué trabajadores están disponibles X días, o qué días coinciden las vacaciones de tus empleados.

Pero hacer el cuadrante de vacaciones puede suponer un reto. Nadie quiere toparse con las malas consecuencias de hacer un calendario de vacaciones mal planificado.

Es cierto que el Excel y otras herramientas similares han sido durante años una alternativa útil a la hora de planificar las vacaciones en una empresa. No obstante, actualmente, el avance en las nuevas tecnologías y en la automatización han generado soluciones mejores y que permiten una organización óptima. Un ejemplo de ello, es un software de vacaciones y ausencias.

4. Utiliza un software de Recursos Humanos para gestionar las vacaciones y ausencias

Un software de vacaciones y ausencias como Endalia, nos permitirá facilitar estos procesos, y ofrecer a Recursos Humanos y responsables un mismo calendario con todas las vacaciones de sus empleados, en el que conocer a primera vista qué días coinciden varios trabajadores.

Endalia es una empresa especializada en Recursos Humanos con un software que engloba todos los procesos de este ámbito. Concretamente, el módulo de vacaciones y ausencias permite planificar el calendario de toda la organización.

A través de una sencilla plataforma, los empleados podrán solicitar las vacaciones, ver sus vacaciones empleadas y por utilizar. Los managers y el área de Recursos Humanos pueden validar directamente a través de la plataforma las vacaciones solicitadas por los equipos. Además, esta herramienta no solo es útil para gestionar las vacaciones, sino que también pueden definirse y solicitarse los distintos tipos de ausencias.

¿Qué debemos evitar en la gestión de vacaciones?

Además de las recomendaciones que ya hemos visto, si queremos evitar conflictos al gestionar las vacaciones del trabajador, desde Recursos Humanos debemos intentar no caer en los siguientes errores:

• Falta de comunicación interna: que los trabajadores tengan conocimiento de todos los aspectos relativos a la política y gestión de vacaciones es imprescindible para evitar conflictos. Un software de vacaciones que permita a los empleados consultar toda la información relativa a sus vacaciones y a las de sus compañeros, lo hará todo más fácil.
• Planificar las vacaciones con demasiada o poca antelación: hemos de planificar las vacaciones cuando tengamos cierta seguridad de los días en los que vamos a disfrutarlas, sin que sea demasiado pronto para que se produzcan altas y bajas o picos de trabajo con los que no se contaban cuando se previó el calendario de vacaciones.
• No tener en cuenta los festivos locales: este error puede generar problemas en la organización. Si tenemos en cuenta los días laborables para computar las vacaciones, la propia plataforma calculará los días restantes que le quedan de vacaciones al empleado sin tener que contar los días festivos y de descanso que coincidan con el periodo vacacional.

Otras alternativas para la conciliación en Navidad

Si queremos asegurar el bienestar de nuestros trabajadores, además de una buena gestión de sus vacaciones, podemos ofrecer otras opciones para facilitar la conciliación familiar y laboral.

• Teletrabajo: dar la posibilidad de teletrabajo durante las semanas navideñas, permitirá la conciliación a aquellos trabajadores que no disfrutan de vacaciones.
• Horario flexible o jornada intensiva: otras posibilidades para dar mayor flexibilidad a los trabajadores en estos días, es implantar jornada intensiva durante las semanas navideñas (al igual que lo hacen muchas organizaciones en verano), o establecer un horario flexible.