Cumplir con la normativa vigente durante la gestión de nóminas es de vital importancia para los departamentos de Recursos Humanos. No solo lo dicta legal, sino que también se trata de una obligación de carácter moral. Una gestión correcta de las nóminas de una organización es fundamental para preservar los derechos laborales de los empleados.
En el siguiente artículo, analizamos cómo asegurar el cumplimiento normativo en la gestión de nóminas de una empresa.
Asegura el Cumplimiento Normativo en la Gestión de Nóminas
¿Qué es el cumplimiento normativo en la gestión de nóminas?
Una de las tareas más importantes desde cualquier departamento de Recursos Humanos es la gestión de nóminas. Y es que esta acción requiere del cumplimiento de la legislación, con el objeto de llevar adelante una remuneración justa; cumpliendo derechos laborales tan fundamentales como las cotizaciones a la Seguridad Social o el salario mínimo, entre otros.
Por consiguiente, cumplir la normativa en gestión de nóminas es clave en las organizaciones para evitar sanciones.
Asimismo, el cumplimiento normativo en la gestión de nóminas es una obligación ética y moral para las empresas. Porque incumplir a nivel legal con esta tarea no solo implica vulnerar la ley, sino también generar un descontento entre los trabajadores que, por consecuencia, se verá reflejado en su productividad, así como en la propia reputación de la compañía.
Por ello, resulta tan elemental llevar a cabo una correcta gestión de las nóminas. Es una garantía de que las empresas respetan las normativas y leyes laborales, además del bienestar de sus trabajadores.
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Tipos de cumplimiento normativo en nóminas
¿Sabías que existen diferentes tipos de cumplimientos legales y fiscales en las nóminas? Estos son los principales:
En primer lugar, hay que asegurar que se cumple con lo dictaminado por la Seguridad Social. Es decir, nos referimos a las cotizaciones, a sus tipos, a la comunicación de las situaciones de los empleados (altas y bajas), etc.
Estatuto de los Trabajadores
Cumplir con la normativa en materia de gestión de nóminas es también respetar el Estatuto de los Trabajadores. Y es que, tal y como dicta esta ley magna de los trabajadores, “la documentación del salario se realizará mediante la entrega al trabajador de un recibo individual y justificativo del pago del mismo”. Es decir, a la hora de entregar las nóminas, la empresa está obligada a incluir todas las cotizaciones, deducciones, etc.
Por otro lado, la empresa está obligada a cumplir los derechos laborales relacionados con las vacaciones y permisos retribuidos.
Contratos y salarios
En este sentido, es deber de la empresa cumplir con los convenios colectivos, así como con los complementos salariales, horas extra o incluso el Salario Mínimo Interprofesional.
Además, en caso de despido, es obligación de la organización cumplir debidamente con las indemnizaciones.
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IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas)
Otro aspecto esencial en el cumplimiento normativo de la gestión de nóminas es respetar las retenciones del IRPF de la Agencia Tributaria así como los modelos 190 y 111.
Prevención de riesgos laborales (PRL)
Por otro lado, para asegurar el cumplimiento normativo de la gestión de nóminas, hay que cumplir la Prevención de Riesgos Laborales. ¿Cómo? A través de las cotizaciones por contingencias profesionales, es decir, enfermedades profesionales y accidentes laborales.
Protección de datos
¿Sabías que otro de los cumplimientos normativos en gestión de nóminas es la RGPD y la LOPDGDD? O, lo que es lo mismo, se deben cumplir el Reglamento General de Protección de Datos así como la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales. Los datos de una nómina de un trabajador no pueden ser revelados.
Igualdad
Para luchar contra la brecha salarial, en empresas con más de 50 trabajadores, tienen la obligación de contar con un plan de igualdad que también repercute positivamente en la gestión de nóminas.
Control fiscal
Ante inspecciones o auditorías, es obligación de la empresa disponer de los documentos empresariales de al menos 6 años. Esto también incluye las nóminas, donde -como hemos dicho antes- se deben incluir todos los datos económicos pertinentes.
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