Canal de denuncias obligatorio: ¿Cómo implementarlo en tu empresa?

El 13 de marzo de 2023 entró en vigor en España la Ley de protección al denunciante, la cual obliga las empresas a disponer de un canal de denuncias interno para el equipo.

En breve, disponer de un canal de denuncias será obligatorio para las empresas con más de 50 empleados. Esta herramienta garantizará la protección de todas las personas que informen sobre cualquier infracción en el entorno laboral.

¿En qué consiste la Ley de protección al denunciante? ¿Cómo crear un canal de denuncias? ¿Para cuándo debo tenerlo implantado? Te contamos todos los detalles a continuación.

¿En qué consiste la ley de protección a denunciantes?

La ley 2/2023 o Ley de protección a denunciantes, es una norma que obliga a establecer sistemas internos de información en Administraciones públicas, empresas, organizaciones políticas y sindicatos para que las personas puedan denunciar prácticas que consideren delictivas de manera segura y garantizando la confidencialidad de su identidad.

Con esta ley se pretende que las entidades públicas y privadas colaboren en las investigaciones relacionadas con infracciones administrativas graves y proteger a quienes alertan o informan de esas actuaciones.

Esta ley proviene de una directiva europea de 2019 sobre la seguridad de aquellas personas que informan sobre infracciones del derecho de la Unión Europea, los conocidos como whistleblower.

Todas las organizaciones a las que afecta la ley deben contar con un responsable del sistema para gestionar el mecanismo. Las comunicaciones verbales (presenciales, telefónicas o por mensajería de voz) deberán documentarse, ya sea mediante la grabación o con la transcripción íntegra. El denunciante deberá dar su consentimiento y tendrá derecho a comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.

¿Qué es un canal de denuncias?

El canal de denuncias se trata de una herramienta para garantizar la protección de todas las personas de la empresa que informen sobre cualquier infracción en el entorno laboral. Nos permite comunicar de manera confidencial las actividades y conductas potencialmente irregulares que puedan suponer un incumplimiento del Código de Conducta.

Habilitar el canal de denuncias cuanto antes favorecerá la creación de un entorno seguro para todas las personas de la organización, además de reforzar el compromiso de la empresa con la transparencia.

¿Qué características debe cumplir?

El canal de denuncias deberá reunir las siguientes características:

• El sistema debe garantizar confidencialidad en cuanto a la identidad de la persona que informa y de las personas que se mencionan en la comunicación. Sólo tendrán acceso a esta información las personas autorizadas.
• El canal debe permitir que se pueda transmitir la información sobre las infracciones cometidas de forma fácil y rápida.
• Se debe posibilitar que la información se presente bien por escrito o de forma verbal.
• La empresa tiene que asignar un gestor de denuncias responsable del seguimiento (persona/ equipo).
• Es necesario se cree un procedimiento de gestión de la información que se reciba.
• Las denuncias deben almacenarse durante un tiempo determinado. La ley recoger que los informantes estarán protegidos durante un periodo de 2 años.
• Se debe entregar comprobante al denunciante y fijar las garantías para protegerle dentro de la propia entidad.
• En la empresa se deben integrar los distintos canales de información que se creen.
• El sistema de información debe ser independiente y estar diferenciado respecto a otros sistemas internos de información.
• Se deberá establecer una política relativa a los principios del sistema interno de información y de la defensa del informante.

¿Qué entidades están obligadas a implantarlo?

Todas las entidades que integran el sector público están obligadas a disponer de un sistema interno de información en los términos previstos en la ley.

En el caso del sector privado, las empresas privadas de más de 49 trabajadores tendrán que implantarlo, así como todas las empresas del sector financiero. La ley también obliga a partidos políticos, sindicatos y organizaciones empresariales a contar con este sistema. Si estas organizaciones crean fundaciones que gestionen fondos públicos, también deberán establecer un sistema interno de información.

¿Cuándo se debe tener implementado?

Las Administraciones Públicas, organismos, y las entidades obligadas deberán contar con su propio sistema interno de comunicación en un plazo máximo de tres meses. Para las empresas de menos de 250 trabajadores y los municipios de menos de 10.000 habitantes el plazo se extenderá hasta el 1 de diciembre de 2023.

Fecha límite para empresas:

• El 13/06/2023 empresas de más de 249 empleados.
• El 01/12/2023 en empresas de entre 50 a 249 empleados.

En cuanto a las sanciones, se señalan multas de entre 1.001 y 300.000 euros en el caso de las personas físicas, si la infracción va de leve a muy grave y entre 100.000 y el millón de euros si las que cometen una infracción son personas jurídicas.

Cómo implementarlo en las empresas

Establece las vías de comunicación de las denuncias

En primer lugar, debemos definir el canal o canales que podrán utilizar los empleados para enviar las denuncias. Puede ser por correo electrónico, plataforma digital o teléfono, por ejemplo.

La mejor opción es optar por un canal único como un software, de forma que toda la información quede centralizada y se automatice el proceso.

Nombra al responsable del sistema

El siguiente paso para implementar un canal de denuncias es nombrar a un responsable del mismo. No tiene por qué ser una única persona, sino que la función la puede desempeñar un equipo de personas.

El responsable debería ser un directivo de la empresa, con total independencia del órgano de administración y que asuma en exclusiva las funciones que conlleva la gestión del canal de denuncias. Aunque en empresas más pequeñas no será necesaria esa exclusividad y el responsable podrá tener otro cargo y funciones.

Elabora la normativa o reglamento del canal de denuncias

No queremos que el canal de denuncias se convierta en un buzón de quejas y se abuse de su uso. Por ello, es importante elaborar una normativa para el canal y dejar claro cómo se gestiona cada denuncia. En esta normativa deberá contemplar los siguientes aspectos:

• El marco normativo aplicable: la ley de protección del informante y la ley de protección de datos, entre otras.
• Las personas que pueden utilizar el canal de denuncias.
• Las vías de comunicación a través de las que se pueden enviar las denuncias.
• Los hechos se pueden denunciar.
• La forma en la que se deben presentar las denuncias.
• El órgano interno que recibe la denuncia y la gestiona.
• Los plazos para responder y resolver el caso.
• Los derechos de los denunciantes y los denunciados.
• La descripción de todo el proceso de denuncia, investigación y resolución.

Define un protocolo para el proceso de tramitación de las denuncias

Si tenemos un canal de denuncias interno, debemos contar con un protocolo para afrontar esas denuncias: definir cómo será el procedimiento y el proceso de investigación de las denuncias, desde la recepción hasta la resolución de éstas.

Tanto para elaborar el reglamento como para definir el protocolo del canal de denuncias, puedes recurrir a la ISO 37002, el estándar internacional para la denuncia de irregularidades en empresas, una guía que te ayudará a crear e implementar un canal de denuncias efectivo (y de acuerdo las exigencias de la Directiva 2019/1937 y la ley de protección de los denunciantes de corrupción, para que si en algún momento tu empresa adquiere esta obligación, tu canal de denuncias ya se ajuste a la normativa).

Registra todas las denuncias recibidas y su estado

La empresa debe ser conocedora de todas las denuncias que se han tramitado, así como de la forma que se han hecho, los plazos y las decisiones que se han tomado. Para ello, el canal de denuncias siempre debe contemplar un libro-registro que recoja las denuncias que se reciben y tramitan.

Nombra a un Delegado de Protección de Datos

Aunque no hay obligación, es recomendable nombrar a un DPO (Delegado de Protección de Datos), para garantizar la protección de los datos personales de denunciados, testigos y, en caso de que se identifiquen, los denunciantes.

Comunica el canal y su normativa de uso

Ahora que ya contamos con un canal de denuncias, debemos comunicarlo a todas las personas de la organización. Es importante que todos los trabajadores tengan conocimiento del mismo y de la forma de utilizarlo.

En esta comunicación a la empresa debemos transmitir lo siguiente:

• • Cómo utilizar el canal de denuncias
  • Principios de la gestión de denuncias

La publicidad sobre la existencia del canal de denuncias puede hacerse en un lugar visible de la web de la empresa, a través de la intranet de la organización, mediante correo electrónico o en una reunión grupal de equipo.