13 tipos de Software de Recursos Humanos para automatizar procesos

El área de Recursos Humanos está experimentando grandes cambios y una acelerada evolución debido a la necesidad de agilizar y automatizar todos los procesos relacionados, tales como la gestión de la organización y las personas, la dirección por objetivos, el desarrollo, la formación, la selección o la compensación. Así, existen casi tantos softwares de Recursos Humanos como labores hay en el departamento. Pero, ¿cómo digitalizar y automatizar los procesos del área de Recursos Humanos? ¿Y cómo elegir el software adecuado?

Para conseguir la digitalización de las tareas y procesos relacionadas con el área de Recursos Humanos, es necesario contar con un software que se ajuste a las necesidades de la organización.

¿Qué debe tener un software para el área de Recursos Humanos?

Lo más importante que debe ofrecer un software de Recursos Humanos es la capacidad de cubrir las necesidades de tu compañía. Por ello, a continuación, te damos algunos consejos que no debes ignorar a la hora de decantarte por qué procesos relacionados con el área de Recursos Humanos digitalizar y qué herramientas utilizar para ello.

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Un buen software debe permitir que puedas gestionar tu modelo de Recursos Humanos a través de una plataforma digital adaptada a tu empresa y, por su puesto, que esa solución te ayude en tu día a día.

Un software para el área de Recursos Humanos debe favorecer la autogestión, no solo del departamento, sino también de todas las personas de la organización.

Tipos de software para Recursos Humanos

La recomendación es utilizar un único software o plataforma de Recursos Humanos desde la que manejar todos los procesos. No obstante, existen diversas y muy variadas herramientas desde las que se puede gestionar cada proceso de forma aislada.

A continuación, te damos las claves sobre lo que debe tener un software para la automatización del área de Recursos Humanos, especificando qué ha de aportar para cada uno de los procesos principales:

Un software de gestión de empleados

Es muy importante que cada persona pueda acceder y editar sus datos profesionales y personales. También tener acceso al directorio de toda la organización y a la estructura organizativa. Es crucial que un software para gestionar la organización y las personas tenga estas funcionalidades principales.

Un software de planificación y presupuestos

Un software de planificación y presupuestos se encarga de optimizar la planificación de los empleados de las diferentes áreas de tu compañía, en función de las necesidades productivas y de servicio. Ello te permitirá gestionar eficazmente los presupuestos salariales de tu compañía. Se trata de una fuente única y segura de información que acelera la elaboración de presupuestos y gestionar sus múltiples versiones.

Un software para compensación salarial y nóminas

Es muy importante que todas las personas de una empresa puedan acceder a su información salarial de forma directa y detallada. Y esto es lo que debería hacer posible un buen software de compensación. Asimismo, los managers deberían poder gestionar la retribución variable de su equipo de colaboradores, así como realizar los procesos de revisión salarial.

Por otro lado, también es muy importante tener un programa de nóminas que permita al área de Recursos Humanos generar nóminas, pagas extra… Todo ello adaptado a la estructura de su organización. Una plataforma que, a su vez, permita a los empleados acceder a toda esta información y realizar cómodamente la descarga de la nómina.

Un software para la formación

El aprendizaje continuo es clave para el crecimiento profesional y personal de los miembros de una organización. Es trascendental para que sigan desarrollando las competencias necesarias para su puesto de trabajo. Un software de formación debe permitir la gestión directa del ciclo formativo completo a cada una de las personas de la compañía. Entre las funcionalidades que puede tener un buen software de formación, está la opción de solicitar actividades de formación, consultar el estado de las solicitudes, realizar la inscripción en las formaciones y ver el plan formativo. También es importante que las personas puedan valorar la formación que han recibido, así como su adecuación a su puesto.

Un software para la dirección por objetivos

Desde el área de Recursos Humanos, se ha de impulsar el avance profesional de los empleados. Un software para la dirección por objetivos o software para la evaluación del desempeño debe posibilitar que las personas de la organización puedan definir metas y objetivos, tanto individuales como de área, permitiendo a las personas ver su evolución y avances. La plataforma debe posibilitar el acceso a los procesos de evaluación y ha de permitir la colaboración entre el propio empleado y los managers de área.

Un software para el desarrollo

Desde el área de Recursos Humanos también es crucial impulsar el avance profesional de las personas de la organización. Un buen software de competencias y desarrollo debe facilitar que los empleados realicen una propuesta con sus expectativas profesionales y que establezcan un plan de desarrollo.

 

Un software para la selección

El área de Recursos Humanos ha de estar pendiente de ofrecer posibilidades de crecimiento y evolución a las personas de la organización. Igualmente, también ha de estar constantemente en búsqueda de atraer nuevos talentos que se enrolen en el equipo.

Para estos objetivos, un buen software de selección es crucial. Una plataforma que permita tanto a candidatos externos como a internos el inscribirse en las vacantes disponibles. Una plataforma que, por otro lado, permita a los managers y al área de Recursos Humanos hacer seguimiento de las solicitudes a las vacantes.

Un software para la gestión de vacaciones y ausencias

Este tipo de software de permitir la gestión de las vacaciones de los empleados, desde la solicitud inicial del empleado hasta la aprobación final o rechazo por parte del manager. Todos los cálculos deben realizarse de manera automática en función del convenio colectivo de la empresa en cuestión y la situación de cada empleado. Es importante que la gestión del proceso sea sencilla para todos los usuarios de la compañía. Con esta herramienta, quedan atrás herramientas como el Excel. De esta manera, se simplifica la comunicación y todos los involucrados en el proceso (empleados, managers y Recursos Humanos) pueden hacer seguimiento del mismo.

Un software para registro de jornada

Este software debe adaptarse a cada organización y debe facilitar la gestión de horarios y gestión de turnos. Gracias a esta herramienta, se pueden administrar los distintos calendarios laborales, planificar turnos, registrar la actividad real frente a la planificada, realizar los ajustes necesarios de planificación. Asimismo, permite a la organizaciones cumplir con la vigente ley de registro horario obligatorio.

Un software de viajes y gastos

En una compañía es vital llevar un control de los viajes y gastos. Un software de este tipo hace más sencillo y eficiente llevar este control. Permite gestionar todo el proceso, desde la solicitud inicial del viaje hasta la aprobación o rechazo de los gastos asociados. Esta herramienta reduce la carga administrativa de esta tarea y permite que se pueda hacer seguimiento del proceso mediante la automatización de las solicitudes y de los pagos. Son positivas funcionalidades como definir tipologías de conceptos de gasto e integrar los pagos de los gastos en las nóminas. Asimismo, un bueno software de viajes y gastos permite establecer políticas de límite de gastos según colectivos. En definitiva, este software permite controlar todo el proceso de viajes y gastos, estableciendo los indicadores clave y distintos criterios de filtrado.

Un software de comunicación interna

Un software de comunicación interna debe funcionar como una red social corporativa. Es decir, tiene que faciltar la difusión de contenido e información de interés para los empleados, fomentar su participación y permitir compartir el conocimiento entre todos con agilidad y sencillez. Un espacio de colaboración para toda la compañía. Asimismo, esta red social corporativa debe facilitar también la comunicación con Recursos Humanos.

Un software de prevención de riesgos laborales

Ante una organización cada vez más sensibilizada con los riesgos laborales y un alto contenido legislativo, la gestión eficaz de riesgos laborales es la manera lógica y natural de actuar para conseguir una mejora continua de las condiciones de trabajo y la excelencia empresarial. Así, este software permite a Recursos Humanos control de forma integral el plan de prevención: programación de actividades, evaluación de riesgos, higiene y ergonomía, formación e información al trabajador y control y entrega de Equipos de Protección Individual (EPI).

Un software de Business Intelligence

Un buen software de Business Intelligence aplicado a los Recursos Humanos cumple con el objetivo de aportar la capacidad de tomar decisiones en base a datos reales sobre la plantilla de una organización y sobre un negocio. Con esta herramienta, es posible medir el impacto de las acciones, analizar los KPIs de RRHH y de negocio, parametrizar datos, hacer informes profesionales y compartirlos rápidamente con las personas clave. Finalmente, es muy importante que el sistema utilizado proteja los datos de negocio mediante un sistema de encriptación y seguridad.

Además de automatizar los mencionados procesos a través de un software, también es posible automatizar el resto de los procesos relacionados con el área de Recursos Humanos y otros procesos empresariales a través de workflows. Este tipo de herramienta permite dejar atrás el papeleo y gana tiempo digitalizando todos los procesos de la organización.

El software de Endalia: una misma plataforma para digitalizar todos los procesos del área de Recursos Humanos

En definitiva, la mejor opción para automatizar los procesos del área de Recursos Humanos es seleccionar un software de Recursos Humanos transversal que sea capaz de aglutinar en una misma plataforma todos los procesos relacionados, ya que la utilización de varias herramientas y soportes genera tareas duplicadas, añade complejidad al tener múltiples interfaces y segrega los datos. Además, esta tecnología puede complementarse también con servicios de outsourcing de Recursos Humanos que ayudan a las organizaciones a ganar calidad y eficiencia en la gestión de los procesos relacionados, como puede ser en la nómina, la retribución flexible y la formación.

Utilizar un único sistema aporta eficiencia y agilidad, automatización, una experiencia de usuario unificada y la integración total de los datos para extraer mejores conclusiones.